Validez legal de la firma electrónica avanzada en México: lo que una notaría debe saber

La firma electrónica avanzada tiene validez legal en México: la Ley de Firma Electrónica Avanzada establece que los documentos electrónicos firmados con ella producen los mismos efectos que la firma autógrafa y tienen el mismo valor probatorio. Para el trabajo de una notaría hay un matiz importante: en los actos de comercio y las inscripciones en el Registro Público de Comercio, esa misma ley remite al Código de Comercio, que regula los mensajes de datos y las firmas electrónicas en materia mercantil. A continuación le explicamos qué dice cada norma, qué es la NOM-151 y qué es un Prestador de Servicios de Certificación.

Este artículo es informativo y resume normas vigentes al momento de publicarlo. No sustituye la asesoría jurídica ni el criterio del fedatario para cada caso.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La Ley de Firma Electrónica Avanzada (publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de enero de 2012, última reforma del 20 de mayo de 2021) la define, en su artículo 2, como el conjunto de datos y caracteres que:

• permite identificar al firmante;
• fue creado por medios electrónicos bajo su exclusivo control;
• está vinculado únicamente al firmante y a los datos firmados, y
• permite detectar cualquier modificación posterior de esos datos.

En la práctica mexicana, la firma electrónica avanzada más extendida es la e.firma del SAT: un certificado (.cer) emitido por el SAT y una llave privada (.key) que solo el titular controla con su contraseña. Es, además, la única que acepta SIGER: la guía de ingreso para fedatarios de la Secretaría de Economía indica que la firma que se usa en SIGER es exclusivamente la e.firma expedida por el SAT.

Conviene distinguirla de la "firma electrónica" a secas, que puede ser algo tan simple como un nombre escrito al final de un correo. Lo que vuelve avanzada a una firma es justamente el vínculo exclusivo con el firmante y la posibilidad de detectar alteraciones.

¿Qué leyes le dan validez?

Para una notaría hay dos normas principales, y conviene saber cuál aplica a cada caso:

1. Ley de Firma Electrónica Avanzada. Regula el uso de la firma electrónica avanzada en los actos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y de los particulares que se relacionan con ellas. Su artículo 7 establece la equivalencia con la firma autógrafa, y su artículo 8 enumera los principios que la sustentan: equivalencia funcional, autenticidad, integridad, neutralidad tecnológica, no repudio y confidencialidad.

El artículo 4 de esa ley marca dos límites: no se aplica a las materias fiscal, aduanera y financiera, y en los actos de comercio e inscripciones en el Registro Público de Comercio el uso de la firma electrónica avanzada se rige por el Código de Comercio y demás disposiciones aplicables.

2. Código de Comercio. Su Título Segundo, "Del Comercio Electrónico", regula los mensajes de datos, las firmas electrónicas y los prestadores de servicios de certificación en materia mercantil. Entre otros puntos:

• Cuando la ley exige la forma escrita, el requisito se cumple con un mensaje de datos siempre que la información se mantenga íntegra y sea accesible para su consulta posterior; y cuando exige la firma de las partes, se cumple si el mensaje es atribuible a ellas (artículo 93).
• Una firma electrónica se considera avanzada o fiable cuando los datos de creación corresponden exclusivamente al firmante, estaban bajo su control exclusivo al firmar y permiten detectar cualquier alteración posterior de la firma y del mensaje (artículo 97).

Además, el propio Código de Comercio y el Reglamento del Registro Público de Comercio sustentan la operación del Registro mediante SIGER; la guía de ingreso de la Secretaría de Economía cita, entre otros, los artículos 20, 20 bis, 21 y 21 bis del Código y los artículos 4 a 11 del Reglamento. Para citar cualquiera de estos artículos en un documento formal, consulte siempre el texto vigente publicado en el Diario Oficial de la Federación.

Firma electrónica avanzada y firma autógrafa: ¿tienen el mismo valor?

Sí, con las precisiones de la sección anterior. El artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada dice que los documentos electrónicos y mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y tendrán el mismo valor probatorio. En materia mercantil, el Código de Comercio llega a un resultado equivalente por la vía de los artículos 93 y 97.

Esta equivalencia descansa en dos garantías técnicas que vale la pena entender, porque son las que verifica el Registro cuando recibe un archivo .fir:

• Autenticidad: el certificado incluido en la firma identifica a quien firmó, por nombre y RFC.
• Integridad: si el documento cambia después de firmado, aunque sea una coma, la firma deja de corresponder.

Por eso un instrumento corregido debe volver a firmarse. En qué es un archivo .fir y cómo generarlo para SIGER explicamos cómo se ven estas garantías dentro del archivo que se adjunta en SIGER.

¿Qué es la NOM-151 y quién la necesita?

La NOM-151-SCFI-2016, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de marzo de 2017, establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos. Sustituyó a la NOM-151-SCFI-2002 y se fundamenta en el Código de Comercio.

Su objetivo es distinto al de la firma: no se trata de quién firmó, sino de poder demostrar que un documento electrónico existía en cierta fecha y no ha cambiado desde entonces, o que una digitalización corresponde fielmente al documento en papel. Para eso intervienen constancias de conservación y sellos digitales de tiempo emitidos por prestadores acreditados.

Para la notaría, la diferencia práctica es esta:

• Para firmar un documento e inscribirlo en SIGER se necesita la e.firma del SAT y el archivo .fir. La NOM-151 no es un requisito para generar ese archivo.
• Para conservar o digitalizar documentos con el respaldo de la NOM-151, se necesita el servicio de un prestador acreditado que emita las constancias correspondientes.

¿Qué es un Prestador de Servicios de Certificación (PSC)?

La Ley de Firma Electrónica Avanzada define a los Prestadores de Servicios de Certificación como las instituciones públicas conforme a sus leyes, así como los notarios y corredores públicos y las personas morales privadas que, de acuerdo con el Código de Comercio, sean reconocidos para prestar servicios relacionados con la firma electrónica avanzada y, en su caso, expedir certificados digitales.

Es decir, una notaría puede convertirse en PSC si obtiene la acreditación de la Secretaría de Economía; de hecho, el Diario Oficial de la Federación ha publicado acreditaciones de notarías para emitir sellos digitales de tiempo y constancias de conservación conforme a la NOM-151 (ejemplo, DOF del 2 de diciembre de 2021). Pero ser notario no convierte automáticamente a la notaría en PSC.

Y una aclaración sobre nosotros: PDFirma no es un Prestador de Servicios de Certificación. Es una herramienta de software que genera archivos .fir con la e.firma que ya le emitió el SAT. No emite certificados, ni sellos de tiempo, ni constancias de la NOM-151.

Qué significa para el trabajo diario de la notaría

Llevado a la práctica, todo lo anterior se resume en unas cuantas reglas:

1. La e.firma del fedatario es la base. Sin un certificado vigente del SAT no hay firma válida para SIGER. Revise vencimientos y renovaciones en nuestra guía sobre la e.firma del notario.
2. Cada fedatario firma con su propia e.firma. La firma electrónica avanzada vincula el documento con una persona; no se "presta".
3. Firme la versión definitiva. La integridad es parte de la validez: cualquier cambio posterior obliga a firmar de nuevo.
4. Distinga firmar de conservar. El .fir resuelve la firma para el Registro; la conservación con valor probatorio de documentos electrónicos es otro tema, regulado por la NOM-151.
5. Ante dudas de alcance, acuda al texto oficial. Las normas se reforman; cite siempre la versión vigente publicada en el Diario Oficial de la Federación.

Si su notaría ya cumple con todo esto y solo necesita dejar de batallar con Java para generar los .fir, PDFirma lo hace desde cualquier navegador con la e.firma del SAT de cada fedatario. Puede probarlo un mes sin costo.