e.firma del notario: .cer, .key, renovación y qué hacer si vence

La e.firma del notario está formada por dos archivos y una contraseña: el certificado (.cer), la llave privada (.key) y la contraseña de la llave privada. Según el SAT, dura cuatro años desde su expedición y se puede renovar en línea hasta 24 horas antes de que venza. Si ya venció, hay dos caminos: si lleva un año o menos vencida, se renueva en línea con SAT ID; si lleva más de un año, hay que ir a una oficina del SAT con cita. Para una notaría esto no es un trámite menor: sin e.firma vigente no se pueden generar los archivos .fir que pide SIGER.

¿Qué son el archivo .cer y el archivo .key?

Cuando el SAT emite su e.firma, usted se queda con dos archivos que cumplen funciones distintas:

• El certificado (.cer). Es la parte pública: identifica al titular (nombre y RFC), dice quién lo emitió (el SAT), tiene un número de serie y fechas de inicio y fin de vigencia. Se puede compartir sin riesgo, porque por sí solo no permite firmar.
• La llave privada (.key). Es la parte secreta: con ella se calcula la firma de cada documento. El archivo viene cifrado con la contraseña de la llave privada que usted definió al tramitar la e.firma.

Los dos archivos forman pareja: un .key solo funciona con el .cer que se emitió junto con él. Y la contraseña de la llave privada no es la Contraseña (antes CIEC) con la que entra al portal del SAT, ni la clave de acceso a SIGER. Confundirlas es una de las causas más comunes de errores al firmar.

Cuando firma un documento para el Registro Público de Comercio, la herramienta usa el .key para calcular la firma e incluye el .cer en el archivo resultante. Ese archivo es el .fir; si quiere saber más sobre él, lo explicamos en qué es un archivo .fir y cómo generarlo para SIGER.

¿Cuánto dura la e.firma?

El SAT indica en su trámite para validar la vigencia de la e.firma que el certificado tiene una vigencia de cuatro años a partir de la fecha de expedición.

Para saber exactamente cuándo vence la del notario, tiene dos opciones:

1. El servicio del SAT "Valida la vigencia de tu e.firma": pide la contraseña, el .key, el .cer y un texto de verificación, y muestra la vigencia del certificado.
2. Su herramienta de firma. En PDFirma, al registrar a cada fedatario se muestra la fecha de vencimiento de su certificado.

Anote esa fecha en el calendario de la notaría con varias semanas de anticipación. La e.firma rara vez vence en un momento tranquilo.

Recuerde también que la e.firma del notario suele usarse en otros trámites ante el SAT y otras dependencias, no solo en SIGER. Un vencimiento no solo detiene la generación de archivos .fir: puede frenar otros pendientes de la notaría el mismo día.

Cómo renovarla antes de que venza

La forma más sencilla es renovar mientras la e.firma sigue vigente. Según la ficha del SAT Renueva el certificado de tu e.firma, el trámite es gratuito y puede hacerse en cualquier momento y hasta 24 horas antes del vencimiento. El procedimiento en línea es, en resumen:

1. Generar el archivo de requerimiento de renovación (.ren) con el programa Certifica del SAT.
2. Entrar a CertiSAT Web con la e.firma vigente y elegir la renovación del certificado.
3. Subir el archivo .ren y concluir la renovación.
4. Guardar el comprobante.
5. En la opción de recuperación de certificado, buscar por RFC y descargar el nuevo .cer, de preferencia en la misma carpeta que el .ren y la nueva llave privada.

Un punto clave para la notaría: el SAT advierte que, una vez renovada, el certificado anterior y su clave privada dejan de ser válidos para firmar. Si alguien sigue usando los archivos viejos, los documentos firmados no servirán. Después de renovar, actualice los archivos en todas las herramientas donde firme ese fedatario; en PDFirma basta con editar al firmante y cargar el nuevo .cer y el nuevo .key.

Qué hacer si su e.firma ya venció

Si la fecha pasó, todavía hay salida, y depende de cuánto tiempo lleve vencida. De acuerdo con la misma ficha del SAT:

• Vencida hace un año o menos. Una persona física mayor de edad puede renovarla en línea mediante la solicitud de renovación a través de SAT ID. Necesita los archivos .key y .cer y la contraseña de la e.firma que perdió su vigencia.
• Vencida hace más de un año. Hay que acudir a una oficina del SAT que preste el servicio de renovación de e.firma, con cita. El SAT recomienda llevar una memoria USB, de preferencia nueva, para guardar los archivos.

Mientras tanto, ese fedatario no podrá generar archivos .fir válidos. Si la notaría tiene un suplente o un adscrito con e.firma vigente y facultades para actuar, puede ser la vía para no detener los trámites; la guía de SIGER recuerda que cada fedatario necesita su propia garantía y claves de acceso para enviar trámites.

e.firma revocada o contraseña olvidada

Hay situaciones en las que no basta con renovar:

• Revocación. Si los archivos de la e.firma se extraviaron, se copiaron a un equipo que no controla o sospecha que alguien más conoce la contraseña, conviene revocar el certificado. El SAT permite revocarlo en línea desde CertiSAT Web con la e.firma vigente (.cer, .key y contraseña), o en sus oficinas con cita. Un certificado revocado ya no sirve para firmar, así que después habrá que tramitar uno nuevo.
• Contraseña olvidada o archivos perdidos. El SAT indica que, si no cuenta con los archivos de la e.firma o con la contraseña de la llave privada, debe acudir a un módulo del SAT con cita previa. No hay forma de "recuperar" la contraseña desde el archivo .key: está diseñado precisamente para que nadie pueda usarlo sin ella.

Por eso vale la pena guardar una copia de respaldo del .cer y del .key en un lugar seguro, separado de la computadora de uso diario, y que la contraseña la conozca solo el fedatario.

Cómo manejar las e.firmas de varios fedatarios en la notaría

En una notaría con titular, suplente o adscritos, cada fedatario firma con su propia e.firma, y cada una tiene su propia fecha de vencimiento. Algunas prácticas que evitan sorpresas:

1. Una carpeta por fedatario, con su .cer y su .key, nombrada con el RFC. Así no se mezclan archivos de personas distintas ni versiones renovadas del mismo certificado.
2. Un calendario de vencimientos con aviso al menos un mes antes de cada fecha.
3. Renovar con la e.firma vigente, que es el trámite más rápido, en lugar de esperar a que venza.
4. Actualizar los archivos el mismo día de la renovación en todas las herramientas de firma, porque los anteriores dejan de ser válidos.
5. Restringir quién conoce las contraseñas. Quien tenga el .key y la contraseña puede firmar a nombre del fedatario.

PDFirma le ayuda con varios de estos puntos: registra a cada fedatario con su RFC, su .cer y su .key, muestra la vigencia de cada certificado y guarda la llave privada cifrada con la contraseña que usted proporciona. Puede probarlo un mes sin costo con la e.firma de su notaría.