Aviso de Privacidad de PDFirma

1. Responsable

Nuva Soluciones, S.A. de C.V. (“NUVA”), con domicilio fiscal en Ciudad Lázaro Cárdenas, Michoacán, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que se recaban a través de PDFirma (pdfirma.com), en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025) y demás normativa aplicable.

NuvaHub, la plataforma con la que se gestionan los cobros, pagos y facturas de PDFirma, también es operada por NUVA; por ello, el tratamiento que se realiza en ella forma parte de este mismo aviso.

2. Datos personales que recabamos

PDFirma no solicita datos personales sensibles. Sin embargo, los documentos que usted firma pueden contener datos personales de terceros (por ejemplo, socios, apoderados u otorgantes). Respecto de esos datos, usted o su notaría son responsables de contar con la base legal para tratarlos, y NUVA actúa como persona encargada: los trata por cuenta de usted, únicamente para prestarle el servicio de firma y resguardo, sin usarlos para fines propios ni compartirlos con terceros distintos de los proveedores indicados en la sección 4.

Los datos de pago se recaban con su consentimiento expreso, que usted otorga al contratar el servicio y capturar su medio de pago.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

• Crear, administrar y proteger su cuenta y el acceso de sus usuarios.
• Registrar a sus firmantes, validar sus certificados ante el formato del SAT y avisarle de su vigencia.
• Generar los archivos .fir con su e.firma y conservarlos en su historial para que pueda volver a descargarlos.
• Administrar el periodo de prueba gratuita, incluida la verificación de que cada e.firma (RFC del certificado) se use en una sola prueba.
• Cobrar el servicio, procesar pagos, emitir sus facturas (CFDI) y enviarle avisos de cobro y de vencimiento de su prueba.
• Operar el programa «Invita y gana» cuando usted participa en él: generar su enlace de invitación, registrar quién le invitó, aplicar los descuentos, verificar que no se trate de cuentas de una misma persona o notaría (incluida la comparación de la e.firma registrada) y avisarle por correo de sus descuentos o de la anulación de una invitación.
• Brindarle soporte técnico y atender sus solicitudes.
• Prevenir fraudes y usos indebidos, y mantener la seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y requerimientos de autoridad.

Finalidades secundarias (opcionales)

• Enviarle información sobre novedades, promociones y otros productos de NUVA.
• Medir el desempeño de nuestras campañas y del sitio mediante herramientas de analítica.
• Mostrarle anuncios de PDFirma en redes sociales y medir su efectividad.

Si no desea que sus datos se usen para las finalidades secundarias, escríbanos a privacidad@pdfirma.com con el asunto «Negativa a finalidades secundarias». Su negativa no afectará el servicio que contrató.

Para limitar el uso o la divulgación de sus datos, por ejemplo para dejar de recibir comunicaciones comerciales, puede pedir su inclusión en nuestro listado de exclusión escribiendo al mismo correo, o desactivar la analítica y la publicidad desde «Preferencias de cookies» (sección 8).

4. Con quién compartimos sus datos

NUVA no vende sus datos personales.

Proveedores que tratan datos por cuenta de NUVA

Para operar PDFirma nos apoyamos en los siguientes proveedores, que tratan los datos por cuenta de NUVA, conforme a nuestras instrucciones y solo para prestar su servicio:

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar los datos fuera de México.

Google y Meta, solo si usted acepta las cookies

Si usted acepta las cookies de analítica y publicidad (sección 8), los datos de navegación e identificadores de su dispositivo se comunican a Google (Google Analytics) y a Meta Platforms (Meta Pixel). Estas empresas pueden usar esa información también para sus propios fines, conforme a sus políticas de privacidad; por ejemplo, Meta puede asociarla con su cuenta de Facebook o Instagram para mostrarle anuncios.

Esta comunicación se realiza únicamente con el consentimiento que usted otorga al aceptar las cookies. Si las rechaza, no se activa. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento desde «Preferencias de cookies», al pie de la página.

Quien le invitó, si creó su cuenta con su enlace

Si usted crea su cuenta de PDFirma desde el enlace de invitación de otra persona usuaria («Invita y gana»), esa persona podrá ver en su cuenta su nombre y si usted ya contrató un plan, para conocer el estado de su invitación y de su descuento. No ve ningún otro dato suyo. Se lo informamos en la página de registro antes de que cree su cuenta; esta comunicación se realiza con el consentimiento que usted otorga al registrarse con ese enlace. Si no está de acuerdo, puede crear su cuenta sin usar el enlace, en cuyo caso no participará en el programa ni recibirá su descuento.

Autoridades

Compartimos con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) la información necesaria para emitir sus facturas, y con autoridades competentes cuando exista un requerimiento legal. Estas comunicaciones no requieren su consentimiento conforme a la ley.

Fuera de los casos descritos en esta sección y de los previstos en la ley, NUVA no transferirá sus datos personales a terceros sin su consentimiento. Si en el futuro necesitáramos hacerlo, actualizaremos este aviso y le pediremos su consentimiento antes de realizar la transferencia.

5. Cuánto tiempo conservamos sus datos

• Los datos de su cuenta, sus firmantes y su historial de archivos .fir (que contienen los documentos firmados), mientras su cuenta esté activa. Usted puede eliminar a sus firmantes en cualquier momento desde la sección Firmantes.
• Cuando cancele su cuenta, o si nos lo solicita en privacidad@pdfirma.com, eliminaremos su historial de archivos .fir y los documentos que contienen dentro de los 30 días naturales siguientes, salvo que una ley nos obligue a conservarlos.
• La información fiscal y de pagos, durante el plazo que exigen las disposiciones fiscales.
• El RFC del certificado usado en una prueba gratuita, mientras sea necesario para evitar pruebas repetidas.
• Los datos de sus invitaciones y descuentos de «Invita y gana», mientras su cuenta esté activa; los descuentos aplicados a un cargo forman parte de la información de pagos y se conservan durante el plazo que exigen las disposiciones fiscales.

Al concluir estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

6. Sus derechos (ARCO) y la revocación del consentimiento

Usted puede Acceder a sus datos, Rectificarlos si son inexactos, solicitar su Cancelación y Oponerse a su tratamiento para fines específicos. También puede revocar el consentimiento que nos haya otorgado, aunque en algunos casos esto puede impedir que sigamos prestándole el servicio.

Para hacerlo, envíe un correo a privacidad@pdfirma.com con: (i) su nombre y el medio para recibir la respuesta; (ii) un documento que acredite su identidad o, en su caso, la de su representante; (iii) la descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer; y (iv) cualquier documento que facilite localizar sus datos.

Le comunicaremos nuestra respuesta en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde que recibamos su solicitud, que podrá ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen. Si la solicitud procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de la respuesta.

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en la materia.

7. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos, entre ellas: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas de acceso almacenadas con hash, conservación del archivo .key cifrado tal como lo entrega el SAT, no almacenamiento de la contraseña de la llave privada, separación de la información por cuenta y respaldos periódicos.

Vulneraciones de seguridad

Si ocurre una vulneración de seguridad en cualquier fase del tratamiento que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales —por ejemplo, un acceso no autorizado a los archivos .key, a los certificados o a los documentos firmados que resguardamos—, se lo informaremos de forma inmediata, en cuanto confirmemos que ocurrió y hayamos tomado las primeras acciones para contenerla, para que pueda tomar las medidas necesarias para defender sus derechos.

Le avisaremos por correo electrónico a la dirección registrada en su cuenta y, cuando sea necesario, también mediante un aviso en la plataforma. La notificación incluirá, al menos:

• la naturaleza del incidente;
• los datos personales comprometidos;
• las recomendaciones para proteger sus intereses; por ejemplo, si su llave privada pudo verse comprometida, le recomendaremos revocar su certificado de e.firma ante el SAT y tramitar uno nuevo;
• las acciones correctivas que realizamos de inmediato, y
• los medios para obtener más información (privacidad@pdfirma.com).

8. Cookies y tecnologías similares

PDFirma usa una cookie de sesión, necesaria para mantenerle conectado de forma segura. En las páginas informativas usamos además:

• Google Analytics, para conocer cómo se usa el sitio y medir nuestras campañas.
• Meta Pixel, para medir las visitas y los registros que provienen de anuncios en Facebook e Instagram y mostrarle anuncios relevantes. Meta puede asociar esta información con su cuenta de esas redes conforme a sus propias políticas.

Google Analytics y Meta Pixel solo se activan si usted los acepta en el aviso de cookies que aparece al visitar el sitio. Puede cambiar su decisión en cualquier momento desde el enlace «Preferencias de cookies» al pie de la página.

Puede deshabilitar o borrar las cookies desde la configuración de su navegador, y ajustar sus preferencias de anuncios en la configuración de su cuenta de Facebook o Instagram. Si deshabilita la cookie de sesión no podrá iniciar sesión.

9. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso por cambios legales, en nuestros servicios o en nuestras prácticas. Publicaremos cualquier cambio en esta misma página, con la fecha de su última actualización.

Si el cambio es sustancial —por ejemplo, cuando cambie el responsable, se agreguen finalidades que requieran su consentimiento o se prevean transferencias que también lo requieran—, además se lo comunicaremos por correo electrónico a la dirección registrada en su cuenta antes de que el cambio entre en vigor y, cuando la ley lo exija, le pediremos nuevamente su consentimiento.

10. Contacto

Para cualquier duda sobre este aviso o sobre el tratamiento de sus datos, escríbanos a privacidad@pdfirma.com o llámenos al 753 148 0322.